Dorry is erg blij met de inspanningen van de vier trainees. “We waren al langer van plan het beleid rondom communicatie, relatiebeheer en fondsenwerving actiever en systematischer op te pakken. Maar zoals zo vaak het geval is bij vrijwilligersorganisaties en goede doelen, kwam het er maar niet van, omdat de focus vooral ligt op de dagelijkse gang van zaken: vrouwen zo goed mogelijk opvangen en begeleiden. Toen een grote donateur vorig jaar aankondigde haar bijdrage stop te zetten, werkte dat als een wake-up call. In diezelfde periode stuurde Wyzer, dat wij niet kenden, ons een mail met hun aanbod. Die hulp en hun ervaring met projectmatig werken en advies, was dus meer dan welkom!”
Behoefte aan meer overzicht en samenhang
Het Wereldvrouwenhuis heeft zelf altijd wel het nodige aan Public Relations (PR) gedaan. Zo waren in 2018 de website, de folder en de nieuwsbrief met een gift van het Oranjefonds compleet vernieuwd. Maar met betrekking tot fondsenwerving en relatiebeheer was er weinig overzicht, samenhang en bewustzijn. Een systematisch stappenplan ontbrak. Dit heeft Wyzer projectmatig opgepakt. Dorry: “We wilden inzicht krijgen in onze fondsen- en donateurswerving: wat is er al gebeurd, waarom haken donateurs eventueel af, waar liggen kansen? We wilden in kaart laten brengen op welke doelgroepen we kunnen focussen met campagnes en welke communicatiemiddelen we dan het beste kunnen inzetten.”
De trainees van Wyzer zijn na de gezamenlijke startbijeenkomst aan de slag gegaan en hebben uiteindelijk een rapport opgeleverd met een stakeholdersanalyse en een plan van aanpak met een aantal concrete, bruikbare adviezen. Dorry: “Wij hebben in het begin veel gegevens moeten aanleveren, zodat Wyzer ons kon adviseren. Die gegevens moest ik her en der vandaan plukken, uit onze jaarverslagen en nieuwsbrieven. Alleen al daardoor ontstond er bij mij en bij het hele bestuur veel meer inzicht en overzicht.”
“Het is fijn als je de hulp in kunt schakelen van een organisatie van buitenaf, die met een frisse blik naar zaken kijkt.”
De secretaris roemt de flexibele opstelling van de trainees. “Omdat zij overdag werken en onze bestuursleden ook vaak drukke banen hebben, waren zij bereid om ’s avonds bijeen te komen voor overleg. Het was heel fijn dat dat kon. Op die manier ging het adviesrapport ook meer leven bij het bestuur en konden er over en weer vragen worden gesteld. Zo waren de trainees positiever over de kansen om jongeren te interesseren voor het Wereldvrouwenhuis dan wij, via bijvoorbeeld studentenverenigingen. Niet zozeer voor donaties, maar wel voor vrijwilligers. Het Wereldvrouwenhuis had Wyzer gevraagd ingangen te zoeken voor fondswerving binnen het bedrijfsleven. Maar omdat Wyzer vooral actief is in de publieke sector, leverde dat minder op dan we hadden verwacht.” Toch liggen er in de toekomst wellicht nog kansen voor het Wereldvrouwenhuis om dit aspect verder uit te werken en op te pakken. Dorry: “Zeker binnen het mkb zijn er in onze regio een flink aantal idealistische bedrijven waar we contact mee zouden kunnen leggen. Maar dit vergt veel tijd, omdat niemand van ons daar zelf contacten heeft.”
Vervolgacties
Inmiddels is er naar aanleiding van het rapport een aparte werkgroep voor communicatie en fondsenwerving gevormd, die bestaat uit de voorzitter van het bestuur en twee nieuwe vrijwilligers die taal- en sportles geven en ook professionele ervaring hebben met PR. “De eerste concrete vervolgacties zijn in gang gezet. We gaan gebruikmaken van LinkedIn om zo ons draagvlak te vergroten. We willen onze berichten ook meer op elkaar afstemmen en inzetten op andere social media kanalen. Daarnaast zijn we de website aan het updaten, gaat onze nieuwsbrief in 2024 vaker verschijnen, maar wel in kortere vorm, en wordt er gewerkt aan een nieuwe papieren folder, omdat die voor bepaalde doelgroepen vertrouwder is dan social media en ook in bibliotheken en cafés neergelegd kan worden.”
Als deze randvoorwaarden geregeld zijn, gaat het Wereldvrouwenhuis in 2024 stap voor stap de bovengenoemde doelgroepen benaderen, evenals de huidige – vaak heel trouwe – fondsen en donateurs.
Dikke aanrader
Dorry zou een samenwerking met Wyzer zeker aanraden aan andere stichtingen voor goede doelen, zeker voor kleinere vrijwilligersorganisaties met beperkte capaciteit en chronisch tijdgebrek. “Het heeft bij ons echt dingen in beweging gezet, op een meer systematische manier. Het is bovendien fijn als je de hulp in kunt schakelen van een organisatie van buitenaf, die met een frisse blik naar zaken kijkt.”
